Comment créer un plan de continuité des activités efficace

Préparez-vous au pire avec un plan de continuité des activités efficace

Les interruptions d’activité peuvent constituer une menace sérieuse pour la stabilité d’une entreprise. Elles peuvent être causées par une catastrophe naturelle, une crise économique ou même une cyber attaque.

En conséquence, les entreprises peuvent avoir du mal à poursuivre leurs activités quotidiennes. Une approche proactive pour faire face à une crise commerciale consiste à élaborer un plan de continuité des activités (PCA). Un plan de continuité des activités est un document complet qui consiste en un plan d’urgence pour tous les aspects d’une entreprise. Il peut inclure les ressources, les actifs, les processus opérationnels et les parties prenantes qui sont directement ou indirectement impliqués dans les opérations de l’entreprise.

Que devez-vous savoir sur un plan de continuité des activités ?

Un plan de continuité des activités nécessite des recherches approfondies et une analyse approfondie des activités de l’entreprise. Par conséquent, un plan complet est nécessaire pour maintenir les différents aspects de l’entreprise en état de marche pendant les périodes de crise. Le plan de continuité des activités est un élément crucial de la gestion des risques ; nos spécialistes internes ont élaboré un guide complet expliquant comment effectuer une gestion efficace des risques.

La gestion de vos finances en période d’incertitude économique est assez difficile. Cependant, faire appel à un bon cabinet comptable à Bruxelles peut vous aider à gérer efficacement vos tâches financières afin de gagner du temps pour vous concentrer sur d’autres fonctions essentielles de votre entreprise, telles que la gestion des risques, la croissance et la continuité des activités. Nos services comptables ont été développés en gardant à l’esprit les perturbations potentielles auxquelles votre entreprise peut être confrontée en raison d’une non-conformité ou d’une gestion financière inefficace.

Quels sont les éléments clés d’un plan de continuité des activités ?

Le plan de continuité des activités comprend les détails de toutes les procédures qui doivent être mises en œuvre pour garantir le bon déroulement des opérations de l’entreprise pendant une situation d’urgence. Il peut inclure l’inventaire, la sauvegarde des données, l’emplacement des sites de secours et tout équipement d’urgence nécessaire. Le PCA peut même désigner des administrateurs pour la mise en œuvre du plan et inclure les coordonnées des employés clés, des intervenants d’urgence et d’autres personnes concernées. Plus important encore, le plan doit comprendre les éléments suivants :

• Tous les éléments qui sont liés de manière critique aux compétences, à la communication, à la structure et aux responsabilités des employés.
• Tous les composants stratégiques utilisés quotidiennement par l’entreprise pour assurer le fonctionnement continu des opérations commerciales.
• Tous les éléments qui sont liés au logiciel que votre entreprise utilise pour mener à bien ses activités quotidiennes.
• Toutes les fonctionnalités qui sont nécessaires pour poursuivre les processus clés de l’entreprise.
• Tout objet qui est lié aux systèmes, au réseau et à la technologie spécifique à l’industrie.
• Tous les composants et facteurs qui sont pertinents pour fournir un site de travail temporaire au cas où le site principal ne serait plus disponible.

Ayant travaillé avec un grand nombre d’entreprises, nos comptables internes ont observé que des entreprises à croissance rapide échouaient en raison d’un manque de planification des risques et de la continuité. Nous avons donc établi une liste restreinte des trois principaux éléments qu’un plan de continuité des activités doit inclure :

1. Une disponibilité totale : Votre plan de continuité des activités doit prévoir une stratégie permettant à l’entreprise d’accéder facilement aux informations, même en cas de panne totale.
2. Fonctionnement opérationnel : Un PCA doit garantir la continuité des opérations de l’entreprise en cas de perturbation des services due à un événement malheureux. Le plan doit également pouvoir être mis en œuvre en cas d’interruption prévue, comme la maintenance régulière de l’infrastructure informatique.
3. Sauvegarde planifiée : Le plan doit également établir une méthode pour rétablir le centre de données de l’entreprise à un autre endroit au cas où une catastrophe endommagerait le site principal.

Quelles sont les étapes de l’élaboration d’un plan de continuité des activités ?

Le plan de continuité des activités peut être élaboré en cinq phases, comme indiqué ci-dessous :

Phase I. Évaluation des risques

L’élaboration d’un plan de continuité des activités complet commence par une évaluation des risques.

Voici ce que vous devez savoir sur l’évaluation des risques

Le processus d’évaluation des risques fait partie intégrante de tout projet. Il permet d’identifier le niveau de risque associé à une certaine décision ou à un élément au sein d’une entreprise.

Les étapes d’une évaluation des risques efficace :

Voici une présentation étape par étape de la manière de mener une évaluation des risques efficace :

Effectuez une évaluation des risques et des expositions de l’entreprise.

Prenez en considération différents scénarios de perturbation de l’activité et estimez l’impact potentiel qu’ils peuvent avoir sur votre entreprise.

Une fois les scénarios identifiés, dressez une liste restreinte des menaces qu’ils font peser sur l’entreprise et de la probabilité qu’ils se produisent. Nous avons créé un modèle de matrice des risques pour vous aider dans cette étape.

Phase II. Analyse de l’impact sur la continuité des activités

Une fois l’évaluation des risques terminée, l’étape suivante est l’analyse de l’impact sur l’entreprise. Elle permet d’identifier et de séparer toutes les fonctions et tous les processus de votre entreprise qui sont sensibles à la situation et au temps, ainsi que les ressources qui les soutiennent.

Voici ce que vous devez savoir sur l’analyse de l’impact de la continuité des activités.

En tant que propriétaire d’entreprise, vous êtes confronté à de nombreuses situations qui affecteront vos opérations commerciales. Une évaluation approfondie des risques vous aidera à identifier les risques potentiels et le niveau d’impact qu’ils auront sur votre entreprise. L’étape suivante consiste donc à effectuer une analyse d’impact sur la continuité des activités. Une analyse d’impact sur la continuité des activités vous aidera à identifier les effets d’un certain incident sur votre entreprise et facilitera la prise de décisions dans le meilleur intérêt de votre entreprise.

Une feuille de travail sur les impacts opérationnels et financiers peut vous aider dans votre analyse. Vous pouvez utiliser cette feuille de calcul des ratios financiers élaborée par nos experts comptables en gestion interne pour renforcer l’efficacité opérationnelle et la rentabilité pendant toute interruption de service. La feuille de calcul peut ensuite être utilisée pour déduire l’intensité de l’impact sur les opérations et les finances de votre entreprise de la perturbation des fonctions et des processus commerciaux.

Grâce à ces informations essentielles, vous pouvez identifier les fonctions les plus vulnérables qui seront touchées sur le plan opérationnel ou financier. Classez ces fonctions par ordre de priorité et commencez à travailler à leur restauration. Une fois que vous aurez finalisé les informations, vous pourrez passer à l’exécution de la deuxième phase.

Étapes pour réaliser une analyse d’impact sur les activités efficace

Suivez les étapes suivantes pour réaliser une analyse d’impact sur l’activité complète :

Concevez un questionnaire pour aider à recueillir des informations pour chaque fonction commerciale pertinente. Vous pouvez rencontrer les principaux responsables afin d’affiner une procédure approfondie pour mener une analyse d’impact sur l’activité.

Une fois les réunions terminées, compilez tous les questionnaires.

Analysez et évaluez les données recueillies à partir des questionnaires d’analyse d’impact sur l’activité.

Après l’analyse et l’évaluation, effectuez des entretiens de suivi pour vérifier l’authenticité des informations fournies et compléter les données manquantes.

Phase III : Stratégies de récupération

Après avoir effectué une analyse, identifiez, mettez en évidence et mettez en œuvre des stratégies de récupération pour rétablir les fonctions et les processus clés de l’entreprise pendant l’interruption des services.

Voici ce que vous devez savoir sur les stratégies de récupération

Les stratégies de reprise font référence aux procédures mises en œuvre pour rétablir les opérations commerciales à un niveau minimum acceptable, même en cas de perturbation grave. Ces stratégies mettent en évidence le plan de l’entreprise pour faire face aux perturbations et générer une réponse pendant un incident. En outre, elles permettent d’identifier les applications clés qui sont essentielles au bon déroulement des opérations commerciales.

Une mesure opérationnelle importante utilisée pour déterminer la durée de non-fonctionnement d’une entreprise est l’objectif de temps de rétablissement (RTO). Quant au Recovery Point Objective (RPO), il s’agit du délai dans lequel les opérations doivent être rétablies afin d’éviter des conséquences graves ou inacceptables.

Lors de l’élaboration d’une stratégie de reprise pour l’entreprise, concentrez-vous sur les facteurs suivants :

1. Protection d’assurance
2. Budget
3. Plan d’action et délai de rétablissement
4. Disponibilité des ressources
5. Point de vue de la direction sur les risques
6. Données
7. Vendeurs/fournisseurs
8. Technologie
9. Exigences de conformité

Il est également important de garder à l’esprit que la stratégie de reprise est alignée sur les objectifs et la vision de l’entreprise.

Étapes de l’élaboration des stratégies de récupération

Identifiez et mettez en évidence les besoins en ressources, que vous pouvez obtenir à l’aide de votre analyse d’impact sur l’entreprise.

Effectuez une analyse des écarts pour identifier les failles entre les capacités existantes de l’organisation et les exigences de reprise.

Recherchez les options de stratégie de récupération qui conviennent à votre entreprise.

Présélectionnez les stratégies de récupération et présentez-les à la direction pour approbation.

De quelles ressources aurez-vous besoin pour mettre en œuvre les stratégies de récupération ?

La reprise de tout processus critique et sensible au temps nécessite des ressources. Après que l’équipe de continuité des activités et les responsables de processus aient préparé la feuille de travail sur les besoins en ressources pour la continuité des activités. Vous pouvez déterminer le type et la quantité exacts de ressources dont vous aurez besoin pour soutenir vos stratégies de reprise.